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AI 會議助理:企業資訊檢索與管理的革新工具

AI 會議助理:企業資訊檢索與管理的革新工具

2023-11-10

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企業新常態:線上會議

隨著全球化趨勢,企業的運作已不再局限於地域界線。國際間的溝通與合作變得日益頻繁,從與世界各地團隊的遠程會議到國際客戶的商務洽談,遠端通訊的需求急劇增加。COVID-19 疫情的影響使得遠端工作從臨時方案轉變為常態,「混合式」(Hybrid)工作模式應運而生,員工在辦公室與家中工作的比例得以靈活調配,這不僅提升了工作效率,也增進了員工的滿意度。

線上會議不再僅是疫情期間的替代方案,而是成為企業運營的核心部分。隨著這種趨勢的發展,對於線上會議記錄的需求也隨之增強。從內部團隊的日常溝通到與外部合作夥伴的策略交流,確保會議內容能夠被有效、迅速地搜尋和回顧,已成為現代企業運營的一項關鍵需求。

ChatGPT 時代,用生成式 AI 輕鬆摘要會議記錄

AI 的進步為會議效率的提升開啟了新的可能性。以下將介紹如何利用現有的線上會議工具、語音轉文字服務,以及生成式 AI 技術如 ChatGPT,來輕鬆整理會議內容。

1. 使用線上會議工具進行錄影

目前市面上的線上會議工具提供了多樣化的功能,其中錄影功能尤為重要。以下是一些常見的線上會議工具及其特點:

  • Microsoft Teams:整合 Microsoft Office 365 的應用程式,並提供會議錄影功能。
  • Google Meet:提供簡易的錄影功能,讓使用者可以回顧會議內容。
  • Zoom:除了視訊會議功能,Zoom 也支援會議錄影,讓您可以保存會議內容。
  • Cisco Webex:專業的視訊會議解決方案,支援高質量的會議錄影。

2. 使用語音轉文字工具將會議影片轉為文字記錄

將會議內容轉換為文字記錄是提升後續檢索效率的關鍵一步。除了上述提到的會議工具自帶的語音轉文字功能外,還有專門的服務工具可以使用:

  • YouTube 自動字幕:上傳影片到 YouTube,平台會自動生成字幕。這是一個免費且快速的選項,雖然準確度可能不及專業工具,但能滿足初步的需求。
  • BlendVision One:針對中、英、日語言提供高準確度轉錄服務,並且具備 DRM 數位內容加密功能,防止影片被盜錄。
  • Otter.ai:專為會議轉錄設計,有免費版本但功能受限。

3. 使用 ChatGPT 自動生成摘要

將轉錄好的文字記錄提交給 ChatGPT,可以透過簡單的指令生成會議摘要。這一過程包括:

  • 前處理:對於語音轉文字工具轉換的準確度不足的部分進行人工修正,刪除非主題相關的對話。
  • 生成摘要:將整理好的會議內容提交給 ChatGPT,並下指令(Prompt)生成摘要或重點。例如:「請幫我將以下的會議記錄整理成三點主要重點。」
  • 後續調整:根據 ChatGPT 提供的摘要,進行進一步的調整或修飾,以符合特定需求。

AI 會議摘要:企業的痛點與挑戰

透過上述工具的幫助,讓個人或是小型團隊能夠快速生成會議記錄。但對企業、大型組織而言,在會議記錄的管理與檢索上仍面臨挑戰。大量的會議記錄使得資料難以管理與檢索,尤其是當企業使用多種會議工具和雲端平台時,檔案的分散使得管理更加困難。

例如,一位業務人員想要回顧幾個月前的客戶會議。雖然會議被錄影並轉成文字檔和摘要,但如果他未能及時對這些文件進行命名和歸檔,他將不得不在多個雲端空間中輸入關鍵字,逐一打開文件來確認,或在影片中拖動進度條以找到所需片段。即使有妥善歸檔,也只能節省部分時間

這只是海量資料中的一小部分。若需整理多場會議,特別是涉及跨部門的記錄,工作量將大增,並且需要各部門的協作。根據 McKinsey 的研究,員工大約有 20% 的工作時間花在搜尋和整理資料上。

回歸會議記錄的本質,利用錄影、語音轉文字等功能進行記錄只是為了確保資訊的完整性。但大部分時間,我們只是想找回某場會議裡一段模糊的記憶。因此,會議記錄的價值不僅在於其詳細性,更在於其「可檢索性」。

智慧會議管理解決方案:利用 BlendVision AiSK 實現知識共享與效率革新

針對上述挑戰,市場上已經出現了一些解決方案。例如,BlendVision AiSK 就是一個專為企業設計的會議管理工具,提供了以下功能:

  • 雲端儲存整合:將不同平台的檔案、影片、會議記錄集中管理,方便檢索。
  • 語音轉文字與語義搜索:提升檢索效率,無需輸入精準的關鍵詞也能迅速定位到相關內容,並且附上原始資料連結。
  • 知識管理平台:為企業打造專屬的知識庫,透過對話式 AI(Conversational AI)找到準確解答,促進知識的共享與再利用。
  • 安全與私密性:極高規格的資安保護,確保企業資料不會用於模型訓練或任何形式的數據共享,避免機密資訊外洩。

企業專屬搜尋引擎的優勢

AiSK 的搜尋引擎利用先進的自然語言處理技術,能夠理解用戶的查詢意圖,並提供精確的搜尋結果。這意味著即使是非常模糊的查詢,如「兩個月前,那一場討論市場趨勢的會議」,AiSK 也能夠迅速找到相關的會議記錄和錄影檔案,甚至直接跳轉至會議錄影中的準確時間碼(time code),極大提高了尋找和回顧會議的效率。

生成式 AI 的資訊再利用

除了資訊檢索,AiSK 還能夠幫助員工從現有的會議記錄中提取核心信息,並快速生成報告或文本。這不僅提升了工作效率,也減少了重複性工作的負擔。

透過 BlendVision AiSK,企業可以體驗 AI 技術帶來的高效工作方式,從繁瑣的會議記錄和資訊搜尋中解放,促進知識共享和效率的大幅提升。歡迎洽詢 BlendVision,讓您的團隊可以更加高效地工作。

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